엑셀로 성적서를 만들 때 생기는 사고 다섯 가지
성적서를 엑셀로 만드는 것 자체가 문제는 아닙니다. 문제는 같은 측정값을 원청마다 다른 파일에 다시 옮겨 적고, 지난 파일을 복사해 새 파일을 만들고, 그 파일을 누구나 고칠 수 있다는 데서 생깁니다.
세 줄 요약
- 사고의 대부분은 "옮겨 적기"와 "복사해서 새로 만들기"에서 생깁니다. 측정값은 한 곳에만 넣고 양식은 거기서 채워야 줄어듭니다.
- 판정은 사람이 눈으로 하지 말고 원청 규격과 자동으로 대조해야 불합격 출하를 막습니다.
- 발행한 성적서는 누가 언제 결재했는지와 함께 고칠 수 없게 남아야 클레임 때 회사를 지킵니다.
지금 — 원청마다 옮겨 적기
납품패스 — 측정값은 한 번만
원청 자릿수대로 자동으로 채움
1. 지난 LOT 의 값이 남은 성적서
지난주 성적서 파일을 복사해 LOT 번호와 측정값을 바꾸다 보면 한두 칸이 그대로 남습니다. 시료 5개 중 4개만 바꾸거나, 다른 시트에 있는 외관 판정을 놓치는 식입니다. 받은 원청은 그 값이 이번 LOT 의 값인지 알 수 없습니다.
2. 원청마다 다른 자릿수 · 맺음
같은 부품을 두 원청에 납품하면 같은 측정값을 두 번 적습니다. 한 원청은 소수 둘째 자리 반올림, 다른 원청은 셋째 자리까지 요구하면, 옮겨 적는 사람이 매번 기억해야 합니다.
3. 눈으로 하는 판정
측정값 수십 개를 공차와 눈으로 비교하면 경계값을 놓칩니다. 특히 반올림한 값으로 비교하면 원값이 상한을 넘었는데도 합격으로 보입니다. 불합격 LOT 이 합격 성적서와 함께 나가는 것이 가장 비싼 사고입니다.
4. 덮어쓴 원본
엑셀 파일은 보낸 뒤에도 고칠 수 있습니다. 원청에 보낸 파일과 공유 폴더에 남은 파일이 다르면, 클레임이 들어왔을 때 무엇을 보냈는지 증명하기 어렵습니다.
5. 사라진 결재 기록
결재란에 서명 이미지를 붙여 넣는 방식은 실제로 누가 확인했는지 남기지 않습니다. 담당자가 바뀌면 "이 성적서를 누가 승인했나"에 답할 수 없습니다.
정리
| 사고 | 원인 | 막는 구조 |
|---|---|---|
| 지난 LOT 값이 남음 | 파일 복사 후 수정 | LOT 마다 측정값 한 번 입력, 양식은 매번 새로 채움 |
| 자릿수 오류 | 원청별 규칙을 사람이 기억 | 원청 규격에 자릿수 · 맺음 등록 |
| 불합격 출하 | 눈으로 하는 판정 | 원값 자동 판정, 불합격이면 결재 차단 |
| 보낸 파일과 다른 원본 | 보낸 뒤에도 고칠 수 있음 | 발행본 확정 · 해시, 정정은 개정판 |
| 결재자 불명 | 서명 이미지 복사 | 결재 기록을 시스템이 남김 |
자주 묻는 것
Q지금 쓰는 원청 엑셀 양식을 버려야 하나요?
아닙니다. 원청이 준 엑셀 양식 파일을 그대로 올리고 어느 칸에 어떤 값을 채울지만 연결하면 됩니다. 원청은 늘 받던 양식으로 받습니다.