성적서 · 품질 기록, 몇 년 보관해야 하나 — IATF 16949 · ISO 9001 · 제조물책임법 기준
"성적서는 몇 년 보관하나요?"에 법 조문 하나로 답할 수는 없습니다. 품질 시스템은 기간을 회사가 정하라고 하고, 원청은 고객 요구사항으로 정하고, 클레임이 들어올 수 있는 기간은 법이 정합니다. 셋을 겹쳐 보면 답이 나옵니다.
세 줄 요약
- 국제 표준 IATF 16949 는 부품 승인(PPAP) · 금형 · 설계 기록을 "양산 · 서비스 기간 + 1년" 보존하라고 하고, 성적서 같은 검사 기록은 회사 보존 방침과 원청 요구로 정하게 합니다.
- 제조물 책임법상 손해배상은 제조물을 공급한 날부터 10년까지 청구될 수 있습니다. 성적서와 측정 원자료를 10년 보관하는 이유입니다.
- 전자로 보관해도 됩니다. 내용을 열람할 수 있고 작성 당시 형태대로 보존돼 있으면 서면 보관을 갈음합니다(전자문서법 제4조의2 · 제5조).
1. IATF 16949 — 자동차 부품
IATF 16949 7.5.3.2.1 은 회사가 기록 보존 방침을 정하고 문서화해 실행하라고 하고, 그 방침이 법 · 규제 · 회사 · 고객 요구를 충족해야 한다고 합니다. 그리고 다음 기록은 해당 제품의 양산 · 서비스 기간에 1 달력년을 더한 기간 보존하라고 정합니다(고객 · 규제기관이 달리 정하면 그에 따름).
- 생산 부품 승인(PPAP)
- 금형 기록(유지보수 · 소유 포함)
- 제품 · 공정 설계 기록
- 구매주문서(해당 시)
- 계약서와 그 변경
이 목록에 검사 · 시험 기록(성적서)은 따로 적혀 있지 않습니다. 그래서 성적서 보관 기간은 회사 보존 방침과 원청의 고객 요구사항(CSR) 이 정합니다.
2. ISO 9001 — 모든 제조업
- 7.5.3.2 — 적합성의 증거로 보유하는 문서화된 정보는 의도하지 않은 변경으로부터 보호해야 합니다. 보관 기간 · 폐기는 회사가 정합니다.
- 8.6 — 제품 출하를 승인한 것에 대한 문서화된 정보를 보유해야 하며, 여기에는 합격 기준에 맞는다는 증거와 출하를 승인한 사람에 대한 추적성이 들어가야 합니다. 출하검사성적서와 결재 기록이 이 요구의 직접 근거입니다.
ISO 9001 은 기간보다 "고쳐지지 않게 보관"과 "누가 승인했는지"를 요구합니다. 공유 폴더의 엑셀 파일이 감사에서 지적받는 이유가 여기에 있습니다.
3. 법이 정한 기간 — 클레임이 들어올 수 있는 기간
| 책임 | 청구할 수 있는 기간 | 조문 |
|---|---|---|
| 제조물 책임(결함으로 인한 손해) | 손해와 배상책임자를 안 날부터 3년, 제조물을 공급한 날부터 10년 | 제조물 책임법 제7조 |
| 매도인 하자담보 | 매수인이 하자를 안 날부터 6개월 | 민법 제582조 |
| 상인 간 매매 — 바로 알 수 없는 하자 | 받은 날부터 6개월 안에 발견해야 청구 (매도인이 알았으면 적용 안 됨) | 상법 제69조 |
공급한 날부터 10년 동안은 "그때 이 부품이 규격 안에 있었다"를 증명해야 할 수 있습니다. 그 증거가 그 LOT 의 성적서와 측정 원자료입니다. 그래서 별도 요구가 없다면 10년을 기본으로 잡는 것이 안전하고, 납품패스도 기본 보존 기간을 10년으로 둡니다.
4. 전자로 보관해도 되나
- 전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않습니다(전자문서 및 전자거래 기본법 제4조①).
- 내용을 열람할 수 있고, 작성 · 송수신 · 저장된 때의 형태(또는 그렇게 재현될 수 있는 형태)로 보존돼 있으면 서면으로 봅니다(제4조의2).
- 그런 전자문서를 보관하면 관계 법령이 정한 문서 보관을 갈음할 수 있습니다. 작성자 · 수신자 · 송수신 일시 정보가 있으면 그것도 함께 보존해야 합니다(제5조①). 다른 법령에 특별한 규정이 있으면 예외입니다.
정리 — 무엇을 얼마나
| 기록 | 권장 보관 | 이유 |
|---|---|---|
| 출하검사성적서(발행본) | 원청 요구가 없으면 10년 이상 | 제조물 책임 10년, ISO 9001 8.6 |
| 측정 원자료 · 결재 기록 | 성적서와 같은 기간 | 성적서의 근거 — 누가 무엇을 쟀고 누가 승인했나 |
| PPAP · 금형 · 설계 기록(자동차) | 양산 · 서비스 기간 + 1년 이상, 원청 요구가 길면 그것 | IATF 16949 7.5.3.2.1 |
자주 묻는 것
Q종이 성적서를 스캔해서 보관해도 되나요?
종이 문서를 스캔한 전자화문서도 내용과 형태가 같으면 보관을 갈음할 수 있습니다(전자문서법 제5조②). 세부 기준은 과학기술정보통신부 고시를 따릅니다.
Q거래가 끝난 원청의 성적서도 보관해야 하나요?
거래가 끝나도 이미 납품한 부품에 대한 제조물 책임은 공급한 날부터 10년까지 남습니다. 거래 종료와 관계없이 보관하는 편이 안전합니다.
근거