실무5분
품질 담당자가 그만둘 때 — 성적서 업무 인수인계 체크리스트
품질 담당자가 그만둔다고 하면 남은 시간은 보통 한 달이 안 됩니다. 그 사이에 넘겨야 하는 것은 파일보다 "어느 원청은 결재란이 셋", "이 원청은 소수 둘째 자리에서 올림" 같은 머릿속 규칙입니다. 그 규칙을 놓치면 다음 사람의 첫 성적서가 클레임이 됩니다.
세 줄 요약
- ISO 9001 은 제품을 제대로 만드는 데 필요한 지식을 회사가 정하고, 유지하고, 필요한 사람이 쓸 수 있게 하라고 요구합니다(7.1.6 조직의 지식). 한 사람만 아는 규칙은 그 자체로 위험입니다.
- 원청마다 양식 최신본 · 규격 판 · 맺음(자리수 · 반올림) · 시료 수 · 결재란 · 제출 방법을 표로 받아 두세요.
- 마지막 주에는 새 담당자가 실제 출하 성적서를 직접 만들고, 나가는 사람이 옆에서 확인하게 하세요. 표만으로는 빠진 것을 찾지 못합니다.
1. 왜 "사람이 아는 것"까지 넘겨야 하나
ISO 9001 7.1.6 은 공정을 운영하고 제품 적합성을 달성하는 데 필요한 지식을 회사가 정하고, 유지하고, 필요한 만큼 쓸 수 있게 하라고 요구합니다. 해설서들은 여기에 문서로 남은 지식뿐 아니라 사람 머릿속에 있는 지식도 들어간다고 설명합니다. 한 자리를 한 사람만 맡고 있으면 그 사람이 떠나는 순간 지식이 없어지므로, 대신할 사람을 키우거나 방법을 바꾸는 것이 대응으로 꼽힙니다.
2. 원청별로 받아 둘 것
원청 한 곳당 한 줄씩, 아래 항목을 채워 받습니다. 빈칸이 있으면 그 원청의 지난 성적서 한 장을 같이 펴 놓고 채우면 빠르게 찾을 수 있습니다.
| 항목 | 받아 둘 내용 | 빠지면 생기는 일 |
|---|---|---|
| 양식 파일 | 지금 쓰는 최신본 · 원청에서 받은 날짜 | 옛 양식으로 내서 반려 |
| 규격서 판 | 품번별 지금 판 · 발효일 · 지난 판 | 바뀐 기준을 모르고 옛 기준으로 판정 |
| 맺음 | 자리수 · 반올림 방식(사사오입 · 올림 등) · 판정 전/후 맺음 | 경계값에서 합격 · 불합격이 뒤집힘 |
| 시료 · 판정 | 항목별 시료 수 · 개별 판정인지 평균인지 | 시료 수 부족으로 반려 |
| 결재란 | 칸 수 · 각 칸의 직함 · 서명/직인 위치 | 결재란 빈칸 · 다른 사람 이름 |
| 제출 | 보내는 곳(메일 · 포털) · 파일명 규칙 · 기한 | 받는 사람이 못 찾음 · 늦음 |
| 진행 중인 일 | 열려 있는 클레임 · 특채 · 개정 요청 | 원청 문의에 아무도 답 못 함 |
3. 파일 · 계정 · 장비
- 엑셀 매크로 · 서식 파일 — 시트 보호 비밀번호, 매크로가 참조하는 다른 파일 경로. 매크로를 만든 사람이 떠나면 아무도 못 고칩니다.
- 측정기 내보내기 — 어느 PC 의 어느 폴더에 결과 파일이 쌓이는지, 파일을 어떻게 옮기는지.
- 공유 폴더 — 성적서 발행본 · 측정 원자료 · 검사 기록지가 어디에 어떤 이름으로 있는지.
- 원청 포털 · 메일 계정 — 개인 명의로 가입돼 있으면 회사 명의로 바꾸거나 다음 담당자로 넘깁니다.
- 교정 일정 — 측정기 교정 주기와 다음 교정일.
4. 마지막 주 — 표로 넘기고, 실제로 한 번 해 본다
- 1나가는 사람이 위 표를 채운다.
- 2새 담당자가 원청마다 출하 성적서를 직접 한 번씩 만든다. 나가는 사람은 옆에서 보기만 한다.
- 3막힌 곳은 표에 빠진 규칙이다 — 그 자리에서 표에 추가한다.
- 4대표나 팀장이 표와 새 담당자가 만든 성적서를 결재하며 확인한다.
자주 묻는 것
Q인수인계 기간이 짧으면 무엇부터 넘겨야 하나요?
출하가 가장 잦은 원청부터, 맺음 · 판정 규칙과 결재란을 먼저 받으세요. 양식 파일은 나중에도 원청에 다시 요청할 수 있지만, 머릿속 규칙은 사람이 떠나면 다시 구할 수 없습니다.
Q이미 담당자가 그만둔 뒤라면요?
원청마다 최근 발행한 성적서와 그 LOT 의 측정 원자료를 나란히 놓고 거꾸로 규칙을 읽어 내야 합니다. 자리수 · 반올림 · 시료 수는 성적서에서, 규격 판은 원청 담당자에게 확인하는 것이 빠릅니다.
근거